フリーランスの経費、何が認められる？OK・NG・グレー一覧と家賃・スマホ・食事の按分チェックリスト

税務・確定申告

「これって経費になりますか？」——フリーランスが最もよく悩む質問のひとつです。

税法の答えはシンプルです。事業との直接的な関連性があるかどうか。しかし「関連性がある」の線引きが難しいために、実務では迷うケースが絶えません。

この記事では、フリーランス・個人事業主の経費を「OK・NG・グレー」に分けて整理したうえで、家賃・スマホ・光熱費の家事按分の考え方と計算方法、少額減価償却の2026年改正、交際費の記録術を実務ベースで解説します。

この記事の数値・制度情報は2026年6月時点のものです。税制は改正されることがあるため、確定申告前に国税庁の公式情報を確認してください。最終的な経費の判断は税務署・国税不服審判所・裁判所が行います。

経費の大原則——「事業との直接的な関連性」が唯一の基準

所得税法第37条は、必要経費を「総収入金額を得るため直接に要した費用」と定めています。税務上は以下の2点で判断されます。

① 業務関連性：その支出が事業の売上増加・コスト削減に客観的に結びつくか

② 必要性：事業をしていなければそのお金を使わなかったといえるか

この2つを満たせば経費として計上できます。逆に「関係ありそうだから」「なんとなく仕事っぽいから」という主観だけでは認められません。

「経費かどうかを最終的に決めるのは裁判所です」（出典：フリーランスの教科書 第28章）。税理士に相談しても、あなたの業務の実態を完全に把握しているわけではありません。根拠を説明できるのは自分だけです。

OK・NG・グレー 経費一覧表

OK——ほぼ確実に認められる経費

費用の種類 勘定科目 注意点
事業で使うパソコン・周辺機器（40万円未満・令和8年4月以後取得） 消耗品費または減価償却費 青色申告者のみ一括経費化可（少額減価償却特例）
業務で使うソフトウェア・サブスクリプション 通信費・消耗品費 サブスクは資産でなくサービス利用料として経費化
事業に直結する書籍・専門誌 新聞図書費 「業務に直接関連する」もののみ
業務で使う文房具・プリンター用紙 消耗品費 少量でも領収書を保管
客先・取引先への交通費（電車・バス・タクシー） 旅費交通費 ICカードは実際の乗車記録のみが対象（チャージ額丸ごとはNG）
業務直結のセミナー・勉強会参加費 研修費 「現在の業務に直接関連する」必要がある
クライアントとの打ち合わせ飲食（相手の名前・目的の記録あり） 接待交際費または会議費 1人あたり1万円以下を会議費で処理すると整理しやすい
仕事で使う名刺印刷・広告費 広告宣伝費 SNS広告・LP制作費も含む
事業用口座の振込手数料 支払手数料
事業を続けるためのツール・クラウドサービス利用料 通信費・支払手数料 事業専用のものであること

NG——認められない経費

費用の種類 理由
所得税・住民税・国民健康保険料・国民年金 租税公課には含まれない。個人的な税負担・社会保険料
家族・友人とのプライベートな食事 事業関連性なし
趣味・娯楽費（ゲーム・映画・旅行等） 事業との直接的な結びつきがない
自宅の全家賃を100%経費計上 居住部分は家事費。按分が必要（後述）
資格取得費用（簿記・行政書士・英会話等） 所得税基本通達37-24。業務の独占資格獲得は「人的資本の増加」として経費不算入の裁判例あり
ICカード（Suica等）へのチャージ金額 経費になるのは実際に乗った交通費のみ
自分へのご褒美・記念品 従業員なし1人フリーランスの場合、福利厚生費は0円
返済中ローンの元金部分 経費になるのは利息のみ。元金は資産の取得費または負債の返済
自宅の地震保険料 事業専用の保険でないため

グレー——根拠の強さで変わる経費

費用の種類 判断のポイント
スマートフォン代（プライベート兼用） 仕事で使う割合を記録で示せるなら按分して計上可。根拠なく全額計上はNG
家賃（自宅兼事務所） 面積比または時間比で按分。「合理的な根拠」の文書が必要。50%超の業務使用が一つの目安
水道・電気・ガス代（自宅） 家賃と同じく按分。在宅勤務時間の割合が根拠になりやすい
プログラミングスクール（既存業務の延長で受講） 現在の業務に直結するなら可、転身目的は否認されやすい
自動車・バイクのガソリン代（事業・私用兼用） 走行記録をつけ、業務走行分のみ按分計上
書籍・セミナー（自己啓発的なもの） 「現在の業務に直接必要」かどうか。汎用的スキルアップは否認されやすい
自宅の修繕費・管理費（マンション等） 業務使用部分のみ按分。修繕積立金は税理士に要確認
交際費（売上比が高い場合） 事業関連性・相手先・目的の記録が揃っていれば請求可。記録不足は否認リスク大

家事按分の計算方法——家賃・スマホ・光熱費の実務手順

自宅で仕事をしているフリーランスに欠かせないのが「家事按分」の考え方です。プライベートと仕事の両方で使うものは、使用割合に応じた部分のみを経費に算入できます。

家賃の按分——面積比が基本

計算式：経費になる家賃 = 月額家賃 × （仕事で使う面積 ÷ 自宅の総面積）

具体例：月額家賃8万円・60㎡の自宅のうち12㎡を仕事専用スペースに使っている場合

8万円 × (12㎡ ÷ 60㎡) = 8万円 × 20% = 1万6,000円/月

年間では1万6,000円 × 12か月 = 19万2,000円が経費になります。

注意点

  • 「仕事専用スペース」が明確に区切られていると説明しやすい。LDKで仕事もしているという状況は按分割合の根拠が弱くなる
  • 業務使用割合が50%を超えると一つの目安になるが、50%以下でも合理的根拠を示せれば認められる可能性がある
  • 按分割合の根拠（間取り図・面積メモ）を書面で残しておく

家賃按分のチェックリスト

  • 仕事に使う部屋（スペース）の面積を測って記録したか
  • 自宅の総面積（契約書か登記簿で確認）を記録したか
  • 按分割合の計算根拠を書面（メモ・スプレッドシート）で残したか
  • 管理費・共益費も同じ割合で按分しているか

スマートフォン代の按分——通話・通信の業務使用割合で

計算式：経費になるスマホ代 = 月額料金 × 業務使用割合

業務使用割合の根拠の例

  • 1か月の通話履歴（発着信ログ）を確認し、仕事の通話が占める割合を算出
  • 1日の使用時間のうち業務で使う時間の割合を記録
  • 業務専用アプリやツールの通信量 vs. 全通信量の比率

よくある割合と根拠の強さ

割合 根拠の例 税務調査への耐性
30〜50% 発着信ログ・使用時間記録あり 強い
50〜70% 在宅ワーク中は仕事でほぼ使用、記録あり 中程度（説明できる根拠が必要）
100% 記録なし・プライベート使用の事実を無視 否認リスク大

業務用と私用の2台持ちにすれば、業務用スマホは100%経費計上できます。ただし通信費全体が増えるため費用対効果を確認してください。

スマホ按分チェックリスト

  • 業務使用割合の根拠（通話ログ・使用時間記録）を残したか
  • 按分割合を毎年見直す仕組みがあるか
  • プライベート使用分を明確に除外しているか

光熱費（電気・ガス・水道）の按分——時間比が現実的

電気代・ガス代・水道代も自宅兼事務所なら按分できます。

計算例（電気代）

月額電気代1万円、1日の業務時間が8時間（24時間のうち約33%）の場合：

1万円 × 33% = 約3,300円/月が経費

実際には睡眠中・外出中は使用しないため、起きている時間（たとえば16時間）に対する業務時間の割合で計算する方法もあります。

光熱費按分チェックリスト

  • 1日の業務時間（平均）を記録しているか
  • 月ごとに金額が変動する場合、毎月計算しているか
  • 家賃と同じ按分割合を使っているか、または別の根拠で計算しているか

まとめると：家事按分のポイントは「客観的な根拠があるかどうか」の一点です。「なんとなく50%」ではなく、「○㎡のうち○㎡を使っているから○%」と説明できる状態にしておきましょう。

少額減価償却資産の特例——令和8年4月から40万円未満に拡大

パソコン・カメラ・業務用機材など**10万円以上の資産は通常、耐用年数にわたって少しずつ経費化（減価償却）**します（例：パソコンは耐用年数4年で毎年25%ずつ）。

しかし青色申告者には「少額減価償却資産の特例」があり、一定金額未満の資産なら購入した年に全額一括で経費計上できます。

令和8年度改正の内容（令和8年4月1日以後取得分から適用）

項目 改正前（〜令和8年3月31日取得） 改正後（令和8年4月1日〜取得）
取得価額の上限 30万円未満 40万円未満
適用期限 令和8年3月31日まで 令和11年（2029年）3月31日まで
従業員数要件 500人以下 400人以下
年間合計上限 300万円 300万円（据え置き）

具体的にどう変わるか

  • 令和8年3月31日以前に購入した35万円のカメラ → 通常の減価償却が必要（30万円未満ではないため特例不可）
  • 令和8年4月1日以後に購入した35万円のカメラ → 特例で購入年に全額経費化可能（40万円未満のため）

注意点

  • 青色申告者のみ適用（白色申告者は対象外）
  • 貸付用資産（他人に貸すために買ったもの）は令和4年度改正で対象外
  • 年間合計300万円の上限あり（超えた分は通常の減価償却）

交際費の経費計上——「誰と・何の目的で」の記録が最重要

クライアントとの食事・手土産・慶弔費などは交際費として計上できます。個人事業主には法人のような上限規制がなく、事業関連性があれば計上可能です。

ただし税務調査で最も注目される費目のひとつでもあります。記録が不十分な交際費は「事業と無関係な私的支出」と判断されて否認されるリスクがあります。

交際費の記録テンプレート

レシートの裏、またはメモアプリに以下を記録しましょう。

日付: 2026年6月15日
場所: 東京都渋谷区○○レストラン
相手: ○○株式会社 田中様（1名）
目的: 新規案件△△の打ち合わせ
金額: 4,800円（1人あたり2,400円）

1万円ラインを「仕分けの目安」に使う

飲食費は1人あたり金額を計算し、**1万円以下なら「会議費」、1万円超なら「接待交際費」**として科目を分けると、税務調査時に説明しやすくなります。

これは法人税の規定（租税特別措置法61条の4）に基づく区分で、個人事業主に法的な拘束力はありません。ただし帳簿の整理として有効な実務慣行です。

否認されやすいケース

  • レシートのみで目的が不明
  • 家族との食事を交際費に計上
  • 年間の売上と比べて交際費が明らかに大きい（根拠なし）
  • 接待の相手が特定できない

交際費チェックリスト

  • レシートまたは領収書があるか
  • 相手の名前・会社・目的をメモしたか
  • 1人あたり金額を計算して勘定科目を選んだか
  • 友人・家族との食事が混入していないか

よくある質問——Q&A

Q. 自己学習のオンライン講座は経費になる？

現在の業務に直接関連するものは可、転身・新分野開拓目的は否認されやすい。

たとえばWebライターがライティングスキル向上のための講座を受講する場合は業務直結として認められやすい。一方、未経験からWebデザイナーに転身するためのスクール費用は、裁判例・裁決例で業務の直接的な遂行に必要と認められないとして否認されているケースがあります（所得税基本通達37-24）。

Q. 確定申告で青色申告と白色申告で経費の扱いは変わる？

基本的な経費の判断基準（事業関連性・必要性）は変わりません。ただし少額減価償却資産の特例（40万円未満を一括経費化）は青色申告者のみの特典です。年間65万円の青色申告特別控除も含めると、青色申告に切り替えるメリットは大きくなります。

Q. 経費にできるかどうかは税理士に聞けばわかる？

税理士は「税務処理の専門家」ですが、「あなたの業務の実態のプロ」ではありません。「このセミナーは仕事に必要でしたか？」の問いに答えられるのは本人だけです。税理士に相談したうえで、最終的な説明責任は納税者本人にあります。経費の根拠を自分の言葉で語れるようにしておくことが重要です。

Q. 税務調査に入られたら経費は全部チェックされる？

調査対象になった場合、最大7年分の申告内容が確認されます。AI税務調査（国税庁が2023年以降に本格化）では、「経費が売上に比べて不自然に多い」「雑費が多い」「売上が消費税の課税基準1,000万円未満をギリギリ下回っている」などのパターンが重点対象になりやすいとされています。

この記事の内容を体系的に学びたい方へ

フリーランス向けの知識体系として、経費・確定申告・勘定科目・家事按分・交際費・減価償却の章はフリーランスの教科書（全110章・電子書籍）の第27〜34章で詳しく解説しています。

フリーランス検定（ベーシック・無料）では、経費判断・家事按分・確定申告の基礎知識が出題範囲に含まれており、知識の定着確認にご活用いただけます。

参考リンク

知識を無料で確認する

この記事のテーマは登録不要の10問体験版や無料のベーシック検定（30問）でも出題されています。フリーランス・副業の実務知識を体系的に確認できます。

関連記事